各二级学院、部门：
为确保学院各类档案及时、准确和完整归档，根据《高等学校档案管理办法》和《杭州九游娱乐官网大学信息工程学院档案管理规定》文件精神，现就做好2025年归档工作的有关事项通知如下：
一、归档范围
2024年度学院各归档部门在教学、科研、管理等工作和其他活动中形成或处理完毕的各类文件材料，以及照片（包括毕业生合影）、录音、录像、光盘，证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗，获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料等，具体的归档范围详见附件《杭电信工学院各单位文件材料归档案范围和保管期限》。
二、归档要求
1、各二级学院、部门要高度重视档案归档工作，配备好政治素质过硬、业务能力较强并相对稳定的专（兼）职档案员，确保归档工作有序开展，加强监督检查，保证本部门档案及时、完整归档。
2、各二级学院、部门兼职档案员在整理本单位档案材料时，请对照本学院、部门的年度工作总结，确保年度各类工作归档材料的齐全。学院或二级学院、部门形成的文件，其正文、附件、发文稿头、底稿、请示、批复、形成时间、印章要齐全，以维护档案的真实性、成套性。
3、实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的应归档为纸质文件，有电子文件的应与纸质文件同时归档。特殊情况下，无法提供纸质文件的可实行电子文件单套归档。
4、各二级学院归档的学生学籍档案按照2019年教务处下发的《关于2019年学生学籍档案归档工作的通知》要求执行。
5、涉密档案及学院内部工作档案，按上级及学院相关保密规章制度执行，另行单独归档。
三、归档程序
各二级学院和部门专（兼）职档案员要按文件材料的形成规律，加以系统整理，并把要归档的文件材料的题名录入到《杭电信工档案管理系统》（网址：网址：http://10.130.5.251:8080），有电子文件的，同时上传电子文件，在系统中提交预审，经档案馆专职人员确认合格后，再利用系统打印出档案移交目录（清单），与档案馆专职档案员办理档案移交手续。各二级学院、部门档案移交目录（清单）必须由本单位档案工作负责人签字确认，与送交的档案一并归档。
四、归档时间
1、2024年度党群、行政类档案在6月30日前完成归档工作；
2、2025届毕业生学籍档案在10月底前完成归档；
3、科研、基建等专题性、成套性档案，一般在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档；
4、财会档案在会计年度终了后暂由计划财务处保管三年，期满后在次年六月底前归档；
5、声像、实物档案随时归档。
五、联系人及联系电话
联系人：钟海雁 谢珍珍 联系电话：0571-58619127
地 址：图书馆103室
特此通知。
2025年4月9日
